第一章 总则

第一条

根据《湖南理工学院物理与电子科学学院校友分会章程》，遵照“湖南理工学院校友会”（以下简称“校友会” ）的指导，参考其他高校校友会的运作管理经验，基于“物电学院校友分会”（以下简称“本会”）的实际情况，制定本条例。

第二条

所有本会会员都适用本条例。第三条

本会校友资料和信息（以下简称“资料和信息”），包括但不限于：

1、校友通讯录资料。

2、校友登记的各种信息。

3、校友会活动记录信息。第四条

本会资料和信息，是本会运作的基础，它是母校、本会以及本会所有会员可以获取的信息资源。

第二章

第五条

资料和信息要得到安全管理，有效使用。第六条

防止和杜绝滥用资料和信息，损害母校、校友会和本会声誉和信誉的事情发生。

第七条

在合理的管理和运作流程下，积极运用校友信息，实现“帮助校友，回报母校”的宗旨。

第三章

第八条

本会本会设立“校友联络、资料信息管理部”，负责资料和信息的收集和管理。

第九条 本会设立专用的校友联络渠道

1、手机号；

2、电子邮箱；

3、其他新媒体联络平台（经常务理事会认可，如微信、钉钉）。

第十条

本会校友资料汇总到“校友联络、资料信息管理部”。

第十一条

该部门负责整理资料和信息，保证数据的准确性，保障理事会成员、秘书处可以随时查询。

第十二条

该部门资料和信息的安全保密，防止泄露。第十三条

所有校友的资料和信息，在校友会备份。第十四条

资料和信息使用，可在本会常务理事内公开。第十五条

对资料和信息使用面积超过全部资料信息的20%，需要经本会常务理事会批准；

第十六条

对资料和信息使用面积少于全部资料信息的20%，由本会会长（筹备期间使筹备负责人）审批。

2019年 10月 19日